Receta para redactar y enviar un correo electrónico

Por: Rosa Patricia Quintero Barrera


En este tiempo de comunicaciones digitales resulta importante transmitir nuestras noticias e inquietudes de manera amable y adecuada. Puede parecer un tema obvio el de escribir y enviar un correo electrónico, pero no lo es, como toda interacción social, amerita de ciertos pasos considerados en la siguiente receta.


Preámbulo

Un correo electrónico es un mensaje o una carta digital que requiere de una cuenta en un servidor, de un dispositivo electrónico y de una conexión a internet. Esta forma de comunicación ha reemplazado la escritura a mano de cartas, el pago del envío por correo postal, las estampillas y varias especialidades de trabajos de personas que se ocupaban de que una vez fuese depositada en el correo llegara a su destinatario por cuenta del cartero.

De alguna manera, la tecnología y las posibilidades de comunicar de inmediato nuestras noticias ha superado a aquellos tiempos en que se enviaban misivas con letras manuscritas, noticas, hojitas de tréboles, esquelas perfumadas, fotos de cajón, sellos de cera en los sobres, tarjetas musicales o lágrimas de tinta como las que le envío Ángela Vicario a su amado. La modernidad líquida como diría Bauman, ha traído consigo el distanciamiento y la frivolidad en muchas de las maneras de comunicarnos.


Ingredientes

  1. Propósito del correo electrónico.
  2. En el caso de enviar algún documento o producto, debemos tenerlo listo en nuestro computador.
  3. Disponer de los dispositivos tecnológicos necesarias como el celular o el computador.
  4. Conexión a internet.

Preparación

  1. Debemos tener a mano el principal ingrediente que es el motivo del correo electrónico y que va definido en el –Asunto-. Lo ideal es que sea corto y claro, con el fin de que el receptor entienda de inmediato el sentido de la comunicación.
  2. El siguiente componente de nuestra receta corresponde al cuerpo del mensaje que contiene contiene varios ingredientes:

(i) La entrada de nuestro correo corresponde al saludo a la persona a quien le escribimos, puede ser algo como Buenas tarde profesor Jirafales, claro que si se trata de un correo muy formal resulta conveniente agregar la información del cargo y de la institución o empresa que representa. Vale la pena echarle una cucharadita de la especie esencial del frasquito que contiene el tipo de relación que tenemos con la persona a quien le vamos a escribir. En la interacción personal contamos con algunas formalidades, no es igual escribirle a un amigo muy cercano, a una persona que no conocemos, al jefe o a un colega; entonces considerando este punto va el tono del saludo y del trato en general.

(ii) El cuerpo del correo electrónico sería el plato fuerte de la receta, que va sazonado con la descripción del motivo que nos lleva a comunicarnos con alguien. En esta etapa contamos con el ingrediente de la brevedad, que no quiere decir que por economía en el lenguaje el destinatario no entienda de qué se trata y deba recurrir a técnicas extrasensoriales como la ouija, los cauries o en la peor de las circunstancias a abrir el archivo adjunto para ver de qué se trata. En el caso de un humilde profesor que en promedio puede tener unos 130 estudiantes en un semestre, de pronto varios cursos de la misma materia, le puede dar algún tipo de soponcio al tener que buscar en las listas y reconocer el envío. Este inconveniente y por la salud del profe se puede evitar con un par de renglones.

(iii) Por último, viene el postre que en el tema que nos ocupa es la despedida, con unas características similares a las del saludo. Si es necesario enviar adjuntos, resulta indispensable nombrar de manera adecuada los archivos, puede ser con algún término clave del tema del trabajo y el nombre de quien envía. Ya sabemos que nuestro humilde profesor tiene más de cien estudiantes, de cursos distintos y quizá de universidades diferentes, entonces él debe identificar bien la carpeta en donde guardara los archivos.

Veamos algunos ejemplos:

Este correo electrónico lo escribe el estudiante Ñoño a su profesor Jirafales, es sucinto y bien recibido por el destinatario.


Este correo corresponde a la misma situación del ejemplo anterior, pero está escrito con mayor generosidad. El destinatario lo recibe con mucho gusto y le alegra el día.



Aquí vemos una comunicación electrónica formal entre un Profesor y el Decano.


Algunas recomendaciones para mejorar las receta:

  1. No escribir con mayúscula sostenida, de hacerlo estás enviando el mensaje gritado al destinatario y es bastante descortés.
  2. Revisar la redacción y la ortografía.
  3. Es indispensable considerar los horarios laborales. Ni se te ocurra enviar comunicaciones en horas y días inapropiados. En condiciones comunes el tiempo disponible va desde las ocho de la mañana hasta las seis de la tarde, de lunes a viernes, ah no olvidar que los días festivos no son laborales. Este punto es muy importante, y vale la pena que tengas en cuenta que existe la opción de programar la hora y el día del envío justo en el botón de enviar.
  4. Cuando se presenta una situación adversa con alguien, lo mejor es dejar reposar a la mente y al corazón antes de realizar una frenética catarsis a través del correo electrónico. Algunas veces nos dejamos llevar por la emoción del momento y nos podemos equivocar en el trato personal. No olvides que lo escrito, escrito está y es una evidencia en cualquier momento.
  5. Recuerda los ingredientes de la cortesía y de la claridad para expresarte, ponte en el lugar de quien recibe el correo electrónico ¿entendería tu envío?, ¿respondería de la manera que esperas?
  6. En el caso de escribirle a alguien de manera exacerbada y no recibir nunca una respuesta, lo mejor es superar el drama y no volver a contactar jamás a esa persona, recuerda que existe algo llamado acoso cibernético y eso es un delito.
  7. Por último, esta receta también aplica para las aplicaciones sociales como WhatsApp, Telegram, Messenger; aunque estas herramientas se prestan para enviar mensajes seguidos, es mejor escribir uno solo que contenga toda la información. Es verdaderamente incómodo sentir vibrando y sonando el celular para mirar mensajitos que pudieron juntarse en uno.

Bueno hemos finalizado, espero que esta receta sea de tu gusto y del receptor de tu correo electrónico, la copa de festejo y gratitud vendrá con la respuesta que recibirás.